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Rien à installer dans HubSpot. Si votre installation côté serveur Google Workspace ou Microsoft 365 est active, les e-mails envoyés par vos collaborateurs depuis HubSpot via leur boîte de réception connectée portent déjà leur signature Scribe.
Couvert : les e-mails individuels envoyés depuis le CRM, les séquences, les réponses et les modèles envoyés via une boîte Gmail ou Outlook connectée

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Fonctionnement

HubSpot n’a pas besoin de sa propre intégration Scribe. Lorsqu’un collaborateur connecte sa boîte Google Workspace ou Microsoft 365 à HubSpot, HubSpot envoie ses e-mails commerciaux via cette boîte, en utilisant les serveurs de messagerie de votre entreprise. Le message suit alors le même chemin sortant qu’un e-mail rédigé dans Gmail ou Outlook :
  1. Un collaborateur envoie un e-mail depuis HubSpot. Il peut s’agir d’un e-mail individuel depuis une fiche contact, entreprise ou transaction, d’une étape de séquence, ou d’une réponse enregistrée dans le CRM.
  2. HubSpot le transmet à la boîte du collaborateur. L’e-mail sort par le compte Google Workspace ou Microsoft 365 connecté, et non par les serveurs de HubSpot.
  3. Votre règle côté serveur l’achemine vers Scribe. La règle de conformité du contenu Google Workspace ou la règle de flux de messagerie Microsoft 365 le traite comme n’importe quel autre e-mail sortant.
  4. Scribe ajoute la signature. Scribe insère la signature publiée du collaborateur, en choisissant la variante adaptée au contexte, puis renvoie le message pour qu’il soit distribué.
Le destinataire reçoit l’e-mail avec la signature Scribe, exactement comme s’il provenait de Gmail ou d’Outlook.

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Ce qui est couvert

La règle est simple : si l’e-mail part via la boîte Google Workspace ou Microsoft 365 connectée d’un collaborateur, il reçoit une signature. Les e-mails marketing et les autres e-mails que HubSpot envoie depuis ses propres serveurs ne passent jamais par vos serveurs de messagerie : votre règle côté serveur ne les voit donc pas et aucune signature n’est ajoutée.
L’adresse From doit appartenir à un collaborateur dont la signature Scribe est installée. Si un collaborateur envoie depuis une adresse que Scribe ne connaît pas, l’e-mail part sans signature.

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Checklist de configuration

L’installation côté serveur doit déjà être active. Si ce n’est pas le cas, commencez par la configurer pour Google Workspace ou Microsoft 365. Un accompagnement par l’IT est nécessaire.
1

Connecter la boîte de réception de chaque collaborateur à HubSpot

Dans HubSpot, cliquez sur l’icône des paramètres, puis allez dans Général et ouvrez l’onglet E-mail. Connectez l’adresse e-mail personnelle que votre collaborateur utilise avec ses contacts, c’est-à-dire son adresse Google Workspace ou Microsoft 365.HubSpot envoie les e-mails via cette boîte connectée, ce qui permet à votre règle côté serveur d’ajouter la signature Scribe.
2

Supprimer la signature HubSpot

HubSpot peut ajouter sa propre signature aux e-mails qu’il envoie. Avec Scribe installé, vos destinataires recevraient deux signatures.Dans HubSpot, allez dans Paramètres → Général → E-mail, puis cliquez sur Gérer les signatures e-mail dans la section Configurer. Supprimez la signature et cliquez sur Enregistrer. Demandez à chaque collaborateur de faire de même, ou faites-le à sa place si vous gérez ses paramètres HubSpot.
3

Installer les signatures de l'équipe

Depuis votre liste de signatures, installez toutes les signatures en une fois pour vos collaborateurs ou installez-les une par une pour un déploiement progressif. Assurez-vous que l’adresse e-mail de chaque collaborateur dans Scribe correspond à la boîte de réception qu’il a connectée à HubSpot.
4

Envoyer un e-mail de test depuis HubSpot

Ouvrez une fiche de contact dont vous pouvez consulter l’adresse e-mail, comme votre adresse personnelle, et envoyez un e-mail individuel depuis HubSpot. Ouvrez l’e-mail dans la boîte de réception du destinataire : la signature Scribe doit apparaître en bas.

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Comment vérifier que cela fonctionne

La signature est ajoutée après que l’e-mail a quitté HubSpot ; elle n’apparaît donc pas dans la fenêtre de rédaction de HubSpot. Vérifiez toujours côté destinataire :
  • Ouvrez l’e-mail reçu. La signature Scribe apparaît sous le message de votre collaborateur.
  • Vérifiez les en-têtes de l’e-mail. Dans l’e-mail reçu, affichez le message d’origine ou ses en-têtes. Un message traité par Scribe comporte un en-tête X-Scribe-Processed avec la valeur Processed.
La copie de l’e-mail enregistrée sur la fiche HubSpot, ainsi que celle du dossier Envoyés de votre collaborateur, correspond à la version antérieure au traitement par Scribe. Elle n’affiche pas la signature, mais le destinataire la reçoit toujours.

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Dépannage

Vérifiez ces points dans l’ordre :
  • La boîte de réception est connectée. Dans HubSpot, la boîte Google Workspace ou Microsoft 365 du collaborateur doit être connectée sous Settings → General → Email. Si elle a été déconnectée, par exemple après un changement de mot de passe, reconnectez-la.
  • L’adresse d’expéditeur correspond. L’adresse depuis laquelle l’e-mail a été envoyé doit être identique à l’adresse e-mail du collaborateur dans Scribe.
  • La signature est installée. Dans Scribe, la signature du collaborateur doit apparaître comme installée. Voir Statuts et erreurs d’installation des signatures.
  • Il ne s’agissait pas d’un e-mail marketing. Les e-mails marketing et ceux issus de workflows automatisés sont envoyés depuis les serveurs de HubSpot et ne reçoivent jamais de signature Scribe.
HubSpot a ajouté sa propre signature par-dessus celle de Scribe. Supprimez la signature HubSpot sous Settings → General → Email → Manage email signatures. Si vous utilisez plusieurs signatures HubSpot, videz chacune d’entre elles, y compris la signature par défaut attribuée à chaque boîte connectée.
Non. Les e-mails marketing sont envoyés depuis les serveurs de HubSpot, et non via les boîtes de vos collaborateurs : votre règle côté serveur ne les voit donc jamais. Pour promouvoir du contenu dans vos e-mails commerciaux, utilisez plutôt une bannière de campagne dans vos signatures Scribe.
Oui. HubSpot ajoute son suivi des ouvertures et des clics avant que l’e-mail ne quitte la boîte connectée, et Scribe transmet le message, les destinataires, l’objet et les pièces jointes du collaborateur sans modification. Les clics sur les liens de la signature Scribe sont suivis dans vos analyses Scribe.

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