Scribe-Signaturen automatisch zu den Google-Workspace-E-Mails Ihres Teams hinzufügen, indem ausgehende Mails über die Scribe-Server geleitet werden.
Zentrale Installation mit einem Klick. Keine Aktion der Teammitglieder erforderlich. Nutzer sehen die Signaturen beim Verfassen von E-Mails nicht. Ihre E-Mails werden zur Signaturinjektion über die sicheren Server von Scribe verarbeitet.
Unterstützte Plattformen: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android
Die serverseitige Installation ändert Ihr Mail-Routing, nicht die Postfächer Ihrer Teammitglieder. Auf ihren Geräten wird nichts installiert, und im E-Mail-Client läuft kein Add-in. Stattdessen fügt die untenstehende Einrichtung Ihrem ausgehenden Mailfluss einen Zwischenschritt hinzu, und die Signatur wird jeder Nachricht während der Übertragung hinzugefügt.
Ein Teammitglied sendet eine E-Mail. Gmail akzeptiert sie von jedem verwendeten Client oder Gerät, dieselbe Regel greift also für Web, Desktop, Apple Mail, iOS und Android. Tools, die über das Postfach eines Teammitglieds senden, sind ebenfalls abgedeckt: HubSpot-Sales-E-Mails sowie jedes andere CRM oder Sequencing-Tool, das mit Gmail verbunden ist, übernehmen die Signatur ohne zusätzliche Einrichtung, solange die Absenderadresse zu einem Teammitglied gehört, dessen Signatur Sie installiert haben. Ein Tool, das über eigene Server statt über Gmail sendet, etwa HubSpot Marketing Email, erreicht diese Regel nie und erhält keine Signatur.
Google Workspace leitet die Nachricht an Scribe weiter. Die Content-Compliance-Regel, die Sie unten anlegen, erfasst ausgehende und intern versendete E-Mails und leitet sie über TLS an den Scribe-Host smtp.server.scribe-mail.com weiter.
Scribe fügt die Signatur hinzu. Scribe fügt die veröffentlichte Signatur des Teammitglieds ein, wählt die passende Variante für den Kontext, signiert die Nachricht neu, damit sie nach der Änderung weiterhin authentifiziert bleibt, und versieht sie mit einem X-Scribe-Processed-Header.
Die Nachricht kehrt zu Google Workspace zurück. Scribe übergibt sie über den SMTP-Relay-Dienst zurück, der so konfiguriert ist, dass er Verbindungen nur von den beiden IP-Adressen von Scribe und nur über TLS akzeptiert.
Google Workspace stellt sie zu. Der X-Scribe-Processed-Header verhindert, dass die Compliance-Regel ein zweites Mal greift, sodass die Nachricht wie jede andere an die empfangende Person ausgeliefert wird.
Scribe fügt die Signatur sowie eigene Header hinzu: X-Scribe-Processed, einen Routing-Header, der dem Relay mitteilt, wohin die Nachricht zurückzugeben ist, einen aktualisierten DKIM-Signature, eine ARC-Kette sowie den Content-Type, der zum umgeschriebenen Nachrichtentext passt. Ihre Empfänger, der Betreff, die Anhänge und der von Ihrem Teammitglied verfasste Text werden unverändert durchgereicht.
Dies ist eine Funktion für fortgeschrittene Benutzer. Für die Einrichtung dieser Integration ist IT-Support erforderlich.
Benutzer sehen beim Verfassen einer E-Mail keine Signaturen.
Ihre E-Mails werden über die sicheren Server von Scribe verarbeitet, um Signaturen einzufügen. Scribe kann Ihre E-Mails weder lesen noch bearbeiten.
Sie können die cloudbasierte Integration mit der serverseitigen Integration kombinieren. Wenn beide verbunden sind, verwendet Scribe standardmäßig die cloudbasierte Integration, damit Benutzer ihre Signaturen beim Verfassen von E-Mails sehen können.
1
Host hinzufügen
Um E-Mails über die sicheren Server von Scribe zu leiten, erstellen Sie einen Host in Google Workspace Gmail. Gehen Sie in Google Admin zu Apps → Google Workspace → Gmail und klicken Sie dann auf ‘Hosts’.
Bereich „Hosts“ in Google Admin Gmail
2
Klicken Sie auf den Link "ADD ROUTE" und füllen Sie das Formular aus
Füllen Sie das Formular mit den folgenden Angaben aus:a. Name: Scribeb. Auswählen: “Single host”c. Hostname oder IP:
smtp.server.scribe-mail.com
d. Port: 25e. Wählen Sie: die Optionen wie im Screenshot unten
Formular „Edit mail route“ mit Scribe-Host-Konfiguration
3
SMTP-Relay-Dienst konfigurieren
Um E-Mails von Scribe zur Weiterleitung an Empfänger zurückzuerhalten, gehen Sie in Google Admin zu Apps → Google Workspace → Gmail und klicken Sie dann auf ‘Routing’.
Bereich „Routing“ in Google Admin Gmail
4
Klicken Sie unter "SMTP relay service" auf Configure
Klicken Sie auf der nächsten Seite unter “SMTP relay service” auf Configure.
Schaltfläche „Configure“ für den SMTP-Relay-Dienst
5
Fill in the SMTP relay form
Füllen Sie das Formular mit den folgenden Informationen aus:a. Beschreibung: Receive from Scribeb. Authentifizierung: Aktivieren Sie “Only accept mail from the specified IP addresses” und fügen Sie hinzu:
15.236.243.144
und
51.44.50.107
c. Auswählen: “Require TLS encryption”d. Klicken auf: “Save”
SMTP relay service configuration form
6
Route your emails through the created Host
Gehen Sie in Google Admin zu Apps → Google Workspace → Gmail und klicken Sie dann auf ‘Compliance’.
Google Admin Gmail Compliance section
7
Click Configure under "Content compliance"
Klicken Sie auf der nächsten Seite unter “Content compliance” auf Configure.
Content compliance Configure button
8
Fill in the Content compliance form
Füllen Sie das Formular wie im Screenshot gezeigt aus:a. Beschreibung: Route to Scribeb. Auswählen: “Outbound” und “Internal - sending” unter “Email messages to affect”c. Im zweiten Konfigurationspunkt (“Add expressions…”) setzen Sie die Übereinstimmung auf “If ALL of the following match the message”, klicken dann auf ADD und fügen diese beiden Advanced content match expressions hinzu:
Location: Full headers, Match type: Does not contain text, Content: X-Scribe-Processed. Damit wird verhindert, dass Ihre E-Mail mehrfach verarbeitet wird.
Location: Envelope sender, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Damit werden System-E-Mails wie Google-Forms-Empfangsbestätigungen (von forms-receipts-noreply@google.com) ausgeschlossen, die vom SMTP-Relay von Google abgelehnt werden, wenn sie über Scribe geleitet werden.
d. Im dritten Konfigurationspunkt ändern Sie die Route zu dem Host, den Sie in Teil 1 dieser Anleitung erstellt haben.e. Wählen Sie aus: “Require secure transport (TLS)”f. Klicken Sie auf: “Save”
Konfiguration des Formulars für Inhaltskonformität
9
Ausdruck der Konformitätsregel hinzufügen
Fügen Sie im Dialog „Compliance rule expression“ die Angaben wie im Screenshot gezeigt hinzu:Erweiterte Inhaltsübereinstimmung:
Location: Full headers
Match type: Not contains text
Content: X-Scribe-Processed
Dialog für den Ausdruck der Konformitätsregel
10
DKIM konfigurieren
Konfigurieren Sie DKIM für Ihre Versand-Domains, damit E-Mails nicht im Spam landen und Elemente wie Bilder und Links nicht fehlen.Klicken Sie in Scribe auf Configure DKIM, um die Konfiguration zu starten.
Fragen, die am häufigsten aufkommen, wenn ein IT-Team diese Integration prüft.
Welche E-Mails werden über Scribe geleitet?
Nur das, was die Regel für Inhaltskonformität erfasst: ausgehende E-Mails und intern versendete E-Mails aus Ihrer Organisation. Zwei Ausnahmen sind in der Regel bereits enthalten, wenn Sie das Formular für Inhaltskonformität ausfüllen.
Nachrichten, deren vollständige Header bereits X-Scribe-Processed enthalten, damit nichts doppelt verarbeitet wird.
Nachrichten, deren Envelope-Absender mit .*@google\.com$ übereinstimmt, wozu System-E-Mail von Google wie etwa Bestätigungen aus Google Forms. Das SMTP-Relay von Google weist solche E-Mails ab, wenn sie über Scribe geleitet werden.
Eingehende E-Mails von außerhalb Ihrer Organisation werden niemals an Scribe weitergeleitet.
Ist die Verbindung zu Scribe verschlüsselt?
Ja, in beide Richtungen, und die Einrichtung erzwingt es. Die Compliance-Regel verwendet Require secure transport (TLS), wenn sie die E-Mail an Scribe übergibt, und der SMTP-Relay-Dienst verwendet Require TLS encryption, wenn Scribe sie zurückgibt.
Was müssen wir durch die Firewall zulassen?
Ausgehend verbindet sich Ihr E-Mail-Fluss mit dem Scribe-Host über Port 25:
smtp.server.scribe-mail.com
Eingehend gibt Scribe verarbeitete E-Mails von zwei festen IP-Adressen zurück, die als einzige vom SMTP-Relay-Dienst akzeptiert werden:
15.236.243.14451.44.50.107
Wirkt sich das Routing über Scribe auf SPF, DKIM oder DMARC aus?
Es wirkt sich auf DKIM aus, und der Schritt Configure DKIM in der Anleitung kümmert sich darum. Das Einfügen einer Signatur ändert den Nachrichtentext, wodurch die DKIM-Signatur, die Google Workspace vor dem Versand angebracht hat, ungültig wird. Scribe signiert die Nachricht daher auf dem Rückweg erneut.Sobald DKIM konfiguriert ist, werden jeder verarbeiteten Nachricht zwei Dinge hinzugefügt:
Eine neue DKIM-Signature, signiert mit einem Schlüssel, den Scribe für Ihre Domain erzeugt und als scribe._domainkey-Eintrag veröffentlicht. Sie deckt die Header From, To, Cc, Subject und Message-ID sowie den Nachrichtentext ab.
Eine ARC-Kette (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature und ARC-Seal. Diese halten die Authentifizierungsergebnisse fest, die die Nachricht beim Empfang durch Scribe trug, sodass ein empfangender Server erkennen kann, dass ein autorisierter Vermittler sie verändert hat, und die Änderung nicht als Manipulation wertet.
SPF ist nicht betroffen, da Google Workspace weiterhin die endgültige Zustellung übernimmt und die Nachricht Ihre Empfänger über Googles eigene Sendeinfrastruktur erreicht.Die erneute Signierung erfolgt erst, wenn Ihr DKIM-Eintrag validiert ist, deshalb behandelt der Leitfaden diesen Schritt als erforderlich und nicht als optional. Wenn Sie ihn überspringen, erhalten Ihre Empfänger E-Mails, deren ursprüngliche Signatur nicht mehr verifiziert werden kann.
Was verhindert, dass eine Nachricht zweimal verarbeitet wird?
Zwei Mechanismen. Scribe versieht jede verarbeitete Nachricht mit einem X-Scribe-Processed-Header, und die Content-Compliance-Regel greift nur bei Nachrichten, deren vollständige Header diesen Header nicht enthalten. Eine Nachricht, die von Scribe zurückkommt, passt daher nicht mehr auf die Regel und wird normal zugestellt.Als zweite Absicherung prüft Scribe, ob der Nachrichtentext bereits die Signatur enthält, bevor eine eingefügt wird. Eine Nachricht, die zweimal durchläuft, wird trotzdem mit nur einer Signatur versendet.
Warum sehen Teammitglieder die Signatur nicht beim Verfassen?
Weil die Signatur erst nach dem Verlassen des Postfachs hinzugefügt wird, nicht im Verfassenfenster. Aus demselben Grund ist die Kopie im Ordner „Gesendet“ des Absenders die Version von vor der Verarbeitung durch Scribe und zeigt die Signatur ebenfalls nicht. Der Empfänger erhält immer die vollständige Signatur.Wenn die Sichtbarkeit beim Verfassen für Ihre Teams wichtig ist, verbinden Sie zusätzlich die Cloud-basierte Integration. Wenn beide verbunden sind, verwendet Scribe standardmäßig die Cloud-basierte Variante, sodass Teammitglieder ihre Signatur beim Schreiben sehen, während die serverseitige Variante die Clients abdeckt, die die Cloud-basierte nicht erreicht.
Erhalten Antworten und interne E-Mails eine andere Signatur?
Ja, wenn Sie sie veröffentlichen. Signatur-Varianten funktionieren mit der serverseitigen Installation, und Scribe wählt beim Verarbeiten jeder Nachricht eine aus:
Bei Antwort, wenn der Betreff mit einem Antwort- oder Weiterleitungspräfix wie Re:, Fw: oder Fwd: beginnt, einschließlich der lokalisierten Entsprechungen.
Intern, wenn alle Empfänger dieselbe Domain wie der Absender haben.
Primär in allen anderen Fällen.
Was macht Scribe mit unseren E-Mail-Inhalten?
Scribe fügt die Signatur ein, signiert die Nachricht neu und übergibt sie direkt an Google Workspace zurück. Was Ihre Teammitglieder schreiben, wird nicht verändert: Empfänger, Betreff, Anhänge und Textkörper werden unverändert durchgereicht.Die entsprechenden Kontrollen von Scribe werden im Rahmen des SOC 2 Type II-Verfahrens verifiziert. Details für Ihr Sicherheitsaudit finden Sie unter Produktsicherheit und Infrastruktursicherheit; die Zertifikate selbst liegen im Trust Center.
Wie machen wir das rückgängig?
Deaktivieren Sie die Content-Compliance-Regel in Google Admin. E-Mails verlassen Google Workspace dann wieder direkt, ohne Umweg über Scribe und ohne hinzugefügte Signatur. Die Einträge für Host und SMTP-Relay können ungenutzt bestehen bleiben, bis Sie entscheiden, ob Sie sie entfernen möchten.
