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Zentrale Installation mit einem Klick. Keine Aktion der Teammitglieder erforderlich. Nutzer sehen die Signaturen beim Verfassen von E-Mails nicht. Ihre E-Mails werden zur Signaturinjektion über die sicheren Server von Scribe verarbeitet.
Unterstützte Plattformen: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android

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So funktioniert es

Die serverseitige Installation ändert Ihr Mail-Routing, nicht die Postfächer Ihrer Teammitglieder. Auf ihren Geräten wird nichts installiert, und im E-Mail-Client läuft kein Add-in. Stattdessen fügt die untenstehende Einrichtung Ihrem ausgehenden Mailfluss einen Zwischenschritt hinzu, und die Signatur wird jeder Nachricht während der Übertragung hinzugefügt.
  1. Ein Teammitglied sendet eine E-Mail. Gmail nimmt sie unabhängig vom verwendeten Client oder Gerät an, sodass dieselbe Regel Web, Desktop, Apple Mail, iOS und Android abdeckt. Auch Tools, die über das Postfach eines Teammitglieds senden, sind abgedeckt: HubSpot-Vertriebs-E-Mails sowie jedes andere mit Gmail verbundene CRM- oder Sequenz-Tool übernehmen die Signatur ohne zusätzliche Einrichtung, sofern die Absenderadresse zu einem Teammitglied gehört, dessen Signatur Sie installiert haben. Ein Tool, das über eigene Server statt über Gmail sendet, etwa HubSpot-Marketing-E-Mails, erreicht diese Regel nie und erhält keine Signatur.
  2. Google Workspace leitet die Nachricht an Scribe weiter. Die Inhaltscompliance-Regel, die Sie weiter unten erstellen, erfasst ausgehende und intern ausgehende E-Mails und leitet sie über TLS an den Scribe-Host smtp.server.scribe-mail.com weiter.
  3. Scribe fügt die Signatur hinzu. Scribe fügt die veröffentlichte Signatur des Teammitglieds ein, wählt dabei die passende Variante für den jeweiligen Kontext, signiert die Nachricht anschließend neu, damit sie nach der Änderung weiterhin authentifiziert wird, und versieht sie mit dem Header X-Scribe-Processed.
  4. Die Nachricht kehrt zu Google Workspace zurück. Scribe übergibt sie über den SMTP-Relay-Dienst zurück, der so konfiguriert ist, dass er Verbindungen nur von den beiden IP-Adressen von Scribe und nur über TLS annimmt.
  5. Google Workspace stellt die Nachricht zu. Der Header X-Scribe-Processed verhindert, dass die Compliance-Regel ein zweites Mal greift, sodass die Nachricht wie jede andere an den Empfänger zugestellt wird.
Scribe fügt die Signatur sowie eigene Header hinzu: X-Scribe-Processed, einen Routing-Header, der dem Relay mitteilt, wohin die Nachricht zurückzugeben ist, einen aktualisierten DKIM-Signature, eine ARC-Kette sowie den Content-Type, der zum umgeschriebenen Nachrichtentext passt. Ihre Empfänger, der Betreff, die Anhänge und der von Ihrem Teammitglied verfasste Text werden unverändert durchgereicht.

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Installationsanleitung

Dies ist eine Funktion für fortgeschrittene Benutzer. Für die Einrichtung dieser Integration ist IT-Support erforderlich.
  • Benutzer sehen beim Verfassen einer E-Mail keine Signaturen.
  • Ihre E-Mails werden über die sicheren Server von Scribe verarbeitet, um Signaturen einzufügen. Scribe kann Ihre E-Mails weder lesen noch bearbeiten.
  • Sie können die cloudbasierte Integration mit der serverseitigen Integration kombinieren. Wenn beide verbunden sind, verwendet Scribe standardmäßig die cloudbasierte Integration, damit Benutzer ihre Signaturen beim Verfassen von E-Mails sehen können.
1

Host hinzufügen

Um E-Mails über die sicheren Server von Scribe zu leiten, erstellen Sie einen Host in Google Workspace Gmail. Gehen Sie in Google Admin zu Apps → Google Workspace → Gmail und klicken Sie dann auf ‘Hosts’.
Bereich „Hosts“ in Google Admin Gmail

Bereich „Hosts“ in Google Admin Gmail

2

Klicken Sie auf den Link "ADD ROUTE" und füllen Sie das Formular aus

Füllen Sie das Formular mit den folgenden Angaben aus:a. Name: Scribeb. Auswählen: “Single host”c. Hostname oder IP:
d. Port: 25e. Wählen Sie: die Optionen wie im Screenshot unten
Formular „Edit mail route“ mit Scribe-Host-Konfiguration

Formular „Edit mail route“ mit Scribe-Host-Konfiguration

3

SMTP-Relay-Dienst konfigurieren

Um E-Mails von Scribe zur Weiterleitung an Empfänger zurückzuerhalten, gehen Sie in Google Admin zu Apps → Google Workspace → Gmail und klicken Sie dann auf ‘Routing’.
Bereich „Routing“ in Google Admin Gmail

Bereich „Routing“ in Google Admin Gmail

4

Klicken Sie unter "SMTP relay service" auf Configure

Klicken Sie auf der nächsten Seite unter “SMTP relay service” auf Configure.
Konfigurations-Button des SMTP-Relay-Diensts

Schaltfläche „Configure“ für den SMTP-Relay-Dienst

5

Fill in the SMTP relay form

Füllen Sie das Formular mit den folgenden Informationen aus:a. Beschreibung: Receive from Scribeb. Authentifizierung: Aktivieren Sie “Only accept mail from the specified IP addresses” und fügen Sie hinzu:
und
c. Auswählen: “Require TLS encryption”d. Klicken auf: “Save”
Konfigurationsformular des SMTP-Relay-Diensts

SMTP relay service configuration form

6

Route your emails through the created Host

Gehen Sie in Google Admin zu Apps → Google Workspace → Gmail und klicken Sie dann auf ‘Compliance’.
Google Admin Gmail Compliance-Bereich

Google Admin Gmail Compliance section

7

Click Configure under "Content compliance"

Klicken Sie auf der nächsten Seite unter “Content compliance” auf Configure.
Content compliance Configure-Button

Content compliance Configure button

8

Fill in the Content compliance form

Füllen Sie das Formular wie im Screenshot gezeigt aus:a. Beschreibung: Route to Scribeb. Wählen Sie: “Outbound messages” und “Internal outbound messages” unter “Email messages to affect”c. Im zweiten Konfigurationselement (“Add expressions…”) legen Sie die Übereinstimmung auf “If ALL of the following match the message” fest, klicken Sie dann auf ADD und fügen Sie diese drei Ausdrücke für den erweiterten Inhaltsabgleich hinzu:
  • Speicherort: Vollständige Header, Übereinstimmungstyp: Enthält keinen Text, Inhalt: X-Scribe-Processed. So wird verhindert, dass Ihre E-Mail mehrfach verarbeitet wird.
  • Speicherort: Envelope-Absender, Übereinstimmungstyp: Stimmt nicht mit regulärem Ausdruck überein, Regulärer Ausdruck: .*@google\.com$. Dies schließt System-E-Mails wie Google Forms-Eingangsbestätigungen (von forms-receipts-noreply@google.com) aus, die Googles SMTP-Relay ablehnt, wenn sie über Scribe geleitet werden.
  • Speicherort: Absender-Header, Übereinstimmungstyp: Stimmt nicht mit regulärem Ausdruck überein, Regulärer Ausdruck: .*@google\.com$. Dies schließt E-Mails aus, die Google im Namen eines Teammitglieds sendet, etwa Google Calendar-Erinnerungen. Ihr Envelope-Absender ist das Teammitglied, weshalb der vorherige Ausdruck sie nicht erfasst. Ihre Absenderadresse im From-Header lautet jedoch calendar-notification@google.com. Werden diese E-Mails über Scribe geleitet, verstoßen sie gegen die DMARC-Richtlinie von google.com: Die Erinnerung wird abgelehnt und das Teammitglied erhält stattdessen eine Unzustellbarkeitsmeldung.
Google zeigt den zuletzt hinzugefügten Ausdruck zuerst an. Sobald alle drei hinzugefügt sind, lautet die Reihenfolge in der Tabelle daher Absender-Header, Envelope-Absender, Vollständige Header — wie im folgenden Screenshot.d. Ändern Sie im dritten Konfigurationselement die Route auf den Host, den Sie in Teil 1 dieser Anleitung erstellt haben.e. Wählen Sie: “Require secure transport (TLS)”f. Klicken Sie auf: “Save”
Konfiguration des Formulars für Inhaltscompliance

Content compliance form configuration

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Ausdrücke für die Complianceregel hinzufügen

Jeder Ausdruck wird in einem eigenen Dialog für Complianceregel-Ausdrücke hinzugefügt. Geben Sie für den ersten Ausdruck die Angaben wie im Screenshot ein:Erweiterter Inhaltsabgleich:
  • Speicherort: Vollständige Header
  • Übereinstimmungstyp: Enthält keinen Text
  • Inhalt: X-Scribe-Processed
Dialog für Complianceregel-Ausdrücke mit Prüfung des Headers X-Scribe-Processed

Compliance rule expression modal

Fügen Sie die anderen beiden auf dieselbe Weise hinzu: Location “Envelope sender” für die eine und “Sender header” für die andere, beide mit Match type “Does not match regex” und dem regulären Ausdruck .*@google\.com$.
10

DKIM konfigurieren

Konfigurieren Sie DKIM für Ihre Versand-Domains, damit E-Mails nicht im Spam-Ordner landen und keine Elemente wie Bilder und Links fehlen.Klicken Sie in Scribe auf Configure DKIM, um die Konfiguration zu starten.
Schaltfläche Configure DKIM in Scribe

Schaltfläche Configure DKIM in Scribe

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Teamsignaturen installieren

Installieren Sie über Ihre Signaturliste alle Signaturen auf einmal für Ihre Teammitglieder oder einzeln für ein schrittweises Rollout.
Scribe-Signaturliste mit der Schaltfläche Install Signatures

Scribe-Signaturliste mit der Schaltfläche Install Signatures

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FAQ zu IT und Sicherheit

Die häufigsten Fragen, wenn ein IT-Team diese Integration prüft.
Nur die E-Mails, auf die die Regel zur Inhaltscompliance zutrifft: ausgehende und intern ausgehende E-Mails Ihrer Organisation. Drei Ausnahmen sind bereits in die Regel integriert, wenn Sie das Formular zur Inhaltscompliance ausfüllen.
  • Nachrichten, deren vollständige Header bereits X-Scribe-Processed enthalten, damit nichts doppelt verarbeitet wird.
  • Nachrichten, deren Umschlagabsender auf .*@google\.com$ zutrifft. Das betrifft Google-Systemmails wie Bestätigungen von Google Forms. Das SMTP-Relay von Google lehnt diese E-Mails ab, wenn sie über Scribe geleitet werden.
  • Nachrichten, deren Absenderadresse (From) auf .*@google\.com$ zutrifft. Das betrifft E-Mails, die Google im Namen eines Teammitglieds sendet, etwa Erinnerungen aus Google Calendar. Scribe kann nicht für google.com signieren, daher bestehen diese E-Mails die DMARC-Richtlinie von google.com nicht, wenn sie über Scribe geleitet werden.
Eingehende E-Mails von außerhalb Ihrer Organisation werden nie an Scribe weitergeleitet.Wurde Ihre Regel erstellt, bevor die dritte Ausnahme Teil dieser Anleitung war, erhalten Teammitglieder für ihre Kalendererinnerungen möglicherweise Unzustellbarkeitsnachrichten mit dem Text 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Bearbeiten Sie die Regel in Google Admin und fügen Sie den Ausdruck für den Sender-Header hinzu, um diese zu unterbinden.
Ja, in beide Richtungen, und die Einrichtung erzwingt dies. Die Compliance-Regel verwendet Require secure transport (TLS), wenn sie E-Mails an Scribe übergibt, und der SMTP-Relay-Dienst verwendet Require TLS encryption, wenn Scribe sie zurückgibt.
Ausgehend verbindet sich Ihr Mailfluss über Port 25 mit dem Scribe-Host:
Eingehend sendet Scribe verarbeitete E-Mails von zwei festen IP-Adressen zurück — den einzigen, die der SMTP-Relay-Dienst annimmt:
Es wirkt sich auf DKIM aus — genau darum kümmert sich der Schritt DKIM konfigurieren in der Anleitung. Das Einfügen einer Signatur verändert den Nachrichtentext, wodurch die DKIM-Signatur ungültig wird, die Google Workspace vor dem Versand angebracht hat. Scribe signiert die Nachricht daher auf dem Rückweg neu.Sobald DKIM konfiguriert ist, werden jeder verarbeiteten Nachricht zwei Elemente hinzugefügt:
  • Eine neue DKIM-Signature, signiert mit einem Schlüssel, den Scribe für Ihre Domain generiert und als Eintrag vom Typ scribe._domainkey veröffentlicht. Sie umfasst die Header From, To, Cc, Subject und Message-ID sowie den Nachrichtentext.
  • Eine ARC-Kette (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature und ARC-Seal. Diese halten die Authentifizierungsergebnisse fest, die die Nachricht beim Eingang bei Scribe aufwies. So erkennt ein empfangender Server, dass ein autorisierter Vermittler die Nachricht verändert hat, und wertet die Änderung nicht als Manipulation.
SPF bleibt unverändert, da Google Workspace weiterhin die endgültige Zustellung übernimmt und die Nachricht Ihren Empfänger über Googles eigene Versandinfrastruktur erreicht.Die erneute DKIM-Signierung erfolgt erst, sobald Ihr DKIM-Eintrag validiert ist. Deshalb ist dieser Schritt in der Anleitung als erforderlich und nicht als optional gekennzeichnet. Überspringen Sie ihn, erhalten Ihre Empfänger E-Mails, deren ursprüngliche DKIM-Signatur sich nicht mehr verifizieren lässt.
Zwei Mechanismen. Scribe versieht jede verarbeitete Nachricht mit einem X-Scribe-Processed-Header. Die Regel zur Inhaltscompliance greift nur bei Nachrichten, deren vollständige Header diesen nicht enthalten. Eine von Scribe zurückkommende Nachricht fällt daher nicht mehr unter die Regel und wird normal zugestellt.Als zusätzliche Absicherung prüft Scribe vor dem Einfügen, ob der Nachrichtentext bereits die Signatur enthält. Auch wenn eine Nachricht Scribe zweimal erreicht, wird sie mit nur einer Signatur versendet.
Die Signatur wird erst hinzugefügt, nachdem die Nachricht das Postfach verlassen hat, nicht im Fenster zum Verfassen. Aus demselben Grund enthält der Ordner Gesendet des Absenders die Version vor der Verarbeitung durch Scribe. Auch dort ist die Signatur also nicht sichtbar. Der Empfänger erhält immer die vollständige Signatur.Wenn Ihre Teams die Signatur beim Verfassen sehen möchten, verbinden Sie zusätzlich die cloudbasierte Integration. Sind beide Integrationen verbunden, verwendet Scribe standardmäßig die cloudbasierte Integration, damit Teammitglieder ihre Signatur beim Schreiben sehen. Die serverseitige Integration deckt weiterhin die E-Mail-Clients ab, die die cloudbasierte Integration nicht erreicht.
Ja, sofern Sie die entsprechenden Varianten veröffentlichen. Varianten für Signaturen funktionieren mit der serverseitigen Installation. Scribe wählt bei der Verarbeitung jeder Nachricht die passende Variante aus:
  • Bei Antworten, wenn der Betreff mit einem Antwort- oder Weiterleitungspräfix wie Re:, Fw: oder Fwd: beginnt, einschließlich der lokalisierten Entsprechungen.
  • Intern, wenn alle Empfänger dieselbe Domain wie der Absender haben.
  • Primär in allen anderen Fällen.
Scribe fügt die Signatur ein, signiert die Nachricht erneut und gibt sie direkt an Google Workspace zurück. Scribe verändert nicht, was Ihre Teammitglieder schreiben: Empfänger, Betreff, Anhänge und Nachrichtentext werden unverändert weitergegeben.Die entsprechenden Kontrollmaßnahmen von Scribe werden im Rahmen des SOC 2 Type II-Verfahrens überprüft. Unter Produktsicherheit und Infrastruktursicherheit finden Sie die Details für Ihre Sicherheitsprüfung. Die Zertifizierungen selbst finden Sie im Trust Center.
Deaktivieren Sie die Regel für Inhaltscompliance in Google Admin. E-Mails werden dann wieder direkt aus Google Workspace versendet, ohne den Umweg über Scribe und ohne hinzugefügte Signatur. Die Einträge für den Host und das SMTP-Relay können ungenutzt bestehen bleiben, bis Sie entscheiden, ob Sie sie entfernen möchten.

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