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HubSpot側でのインストールは不要です。 Google WorkspaceまたはMicrosoft 365のサーバーサイドのインストールが有効であれば、チームメンバーが連携済みの受信トレイを通じてHubSpotから送信するメールには、すでにScribeの署名が付与されています。
対象範囲: 連携済みのGmailまたはOutlookの受信トレイを通じて送信される、CRMからの個別メール、シーケンス、返信、テンプレート

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仕組み

HubSpot専用のScribe連携は必要ありません。チームメンバーがGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365の受信トレイをHubSpotに接続すると、HubSpotはそのメールボックスを経由し、自社のメールサーバーからセールスメールを送信します。その後のメッセージは、GmailやOutlookで作成したメールと同じ送信経路をたどります:
  1. チームメンバーがHubSpotからメールを送信します。 コンタクト・会社・取引レコードからの個別メール、シーケンスのステップ、CRMに記録された返信などが該当します。
  2. HubSpotがそのメールをチームメンバーのメールボックスに引き渡します。 メールはHubSpotのサーバーではなく、連携済みのGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365アカウントから送信されます。
  3. サーバーサイドのルールがScribeへ振り分けます。 Google Workspaceのコンテンツコンプライアンスルール、またはMicrosoft 365のメールフロールールが、他の送信メールと同様に処理します。
  4. Scribeが署名を付与します。 Scribeはチームメンバーの公開済み署名を挿入し、コンテキストに応じて適切なバリアントを選択したうえで、メッセージを配信プロセスに戻します。
受信者は、GmailやOutlookから送られた場合と同じように、Scribeの署名付きのメールを受け取ります。

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対象範囲

ルールはシンプルです。チームメンバーが連携したGoogle Workspaceまたは Microsoft 365の受信トレイを経由して送信されるメールには、署名が付与されます。マーケティングメールやHubSpotが自社サーバーから送信するその他のメールは、組織のメールサーバーを通過しないため、サーバーサイドのルールが検知できず、署名は付与されません。
From アドレスは、Scribe署名がインストール済みのチームメンバーのものである必要があります。Scribeが認識していないアドレスからチームメンバーが送信した場合、そのメールには署名が付与されずに送信されます。

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設定チェックリスト

サーバーサイドのインストールが既に稼働している必要があります。未設定の場合は、先に Google Workspace または Microsoft 365 の設定を行ってください。IT部門のサポートが必要です。
1

各チームメンバーの受信トレイをHubSpotに連携

HubSpotで設定アイコンをクリックし、General を開いて Email タブに移動します。コンタクトとのやり取りに使用する個人のメールアドレス(Google WorkspaceまたはMicrosoft 365のアドレス)を連携してください。HubSpotはこの連携された受信トレイを経由してメールを送信するため、サーバーサイドのルールによってScribe署名を付与できます。
2

HubSpotの署名を削除

HubSpotは送信するメールに独自の署名を付与できます。Scribeがインストールされた状態でこれを有効にすると、受信者に署名が2つ表示されてしまいます。HubSpotで 設定 → 一般 → メール を開き、設定 セクションの メール署名を管理 をクリックします。署名を削除して 保存 をクリックします。各チームメンバーにも同じ操作を依頼するか、HubSpotの設定を管理している場合は代わりに確認します。
3

Install team signatures

署名一覧から、チームメンバー全員に一括で署名をインストールするか、段階的に展開するために1人ずつインストールします。Scribe内の各チームメンバーのメールアドレスが、HubSpotに接続したメールボックスと一致していることを確認してください。
4

Send a test email from HubSpot

自分の個人アドレスなど、受信を確認できるメールアドレスの連絡先レコードを開き、HubSpotから1対1のメールを送信します。受信側のメールボックスでメールを開くと、Scribeの署名が末尾に表示されます。

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動作確認の方法

署名はメールがHubSpotを離れた後に追加されるため、HubSpotの作成画面では確認できません。必ず受信側で確認してください。
  • 受信したメールを開きます。 チームメンバーのメッセージの下にScribeの署名が表示されます。
  • メールヘッダーを確認します。 受信したメールで、オリジナルのメッセージまたはヘッダーを表示します。Scribeで処理されたメッセージには、値がProcessedのX-Scribe-Processedヘッダーが付与されています。
HubSpotのレコードに記録されたメールのコピーや、チームメンバーの送信済みフォルダーにあるコピーは、Scribeが処理する前のバージョンです。署名は表示されませんが、受信者側には必ず届きます。

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トラブルシューティング

次の項目を順に確認してください。
  • 受信トレイが接続されている。 HubSpot で、チームメンバーの Google Workspace または Microsoft 365 の受信トレイが Settings → General → Email で接続されている必要があります。パスワード変更などで切断された場合は、再接続してください。
  • 送信元アドレスが一致している。 メールの送信元アドレスは、Scribe 上のチームメンバーのメールアドレスと同一である必要があります。
  • 署名がインストールされている。 Scribe で、チームメンバーの署名がインストール済みと表示されている必要があります。署名のインストールステータスとエラーを参照してください。
  • マーケティングメールではない。 マーケティングメールおよび自動ワークフローメールは HubSpot のサーバーから送信され、Scribe の署名は付与されません。
HubSpot が Scribe の署名の上に独自の署名を追加しています。Settings → General → Email → Manage email signatures から HubSpot の署名を削除してください。複数の HubSpot 署名を使用している場合は、接続済み受信トレイごとに割り当てられたデフォルト署名も含めて、すべて削除してください。
できません。マーケティングメールはチームメンバーのメールボックスを経由せず HubSpot 自身のサーバーから送信されるため、サーバーサイドのルールでは処理されません。代わりに営業メール内でコンテンツを訴求するには、Scribe のメール署名でキャンペーンバナーを活用してください。
はい。HubSpot は接続済み受信トレイからメールが送信される前に開封・クリックトラッキングを付与し、Scribe はチームメンバーのメッセージ、宛先、件名、添付ファイルをそのまま通過させます。Scribe の署名内リンクのクリックはScribe アナリティクスで計測されます。

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