Richten Sie die serverseitige Bereitstellung von E-Mail-Signaturen für Microsoft 365 ein. E-Mails werden über die sicheren Server von Scribe geleitet, um Signaturen von jedem Gerät und jedem Client aus hinzuzufügen.
Die serverseitige Installation fügt E-Mails von jedem Gerät und jedem Client automatisch Signaturen hinzu.
Zentralisierte Installation mit einem Klick. Keine Aktion durch Teammitglieder erforderlich. Benutzer sehen die Signaturen nicht beim Verfassen von E-Mails. Ihre E-Mails werden zur Signaturinjektion über die sicheren Server von Scribe verarbeitet.
Unterstützte Plattformen: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android
Die serverseitige Installation ändert Ihr Mail-Routing, nicht die Postfächer Ihrer Teammitglieder. Auf deren Geräten wird nichts installiert, und im E-Mail-Client läuft kein Add-in. Stattdessen fügt die unten beschriebene Einrichtung Ihrem ausgehenden Mailfluss einen Zwischenschritt hinzu, und die Signatur wird jeder Nachricht während der Übertragung hinzugefügt.
Ein Teammitglied sendet eine E-Mail. Exchange Online nimmt sie von jedem beliebigen Client oder Gerät entgegen, sodass dieselbe Regel für Web, Desktop, Apple Mail, iOS und Android gilt. Tools, die über das Postfach eines Teammitglieds senden, sind ebenfalls abgedeckt: HubSpot-Vertriebs-E-Mails und jedes andere CRM oder Sequencer, das mit dem Postfach verbunden ist, übernehmen die Signatur ohne zusätzliche Einrichtung, solange die Absenderadresse zu einem Teammitglied gehört, dessen Signatur Sie installiert haben. Ein Tool, das über eigene Server sendet statt über Exchange Online, etwa HubSpot-Marketing-E-Mails, erreicht diese Regel nie und erhält keine Signatur.
Exchange Online leitet die Nachricht an Scribe weiter. Die Nachrichtenflussregel, die Sie unten erstellen, erkennt Absender innerhalb Ihrer Organisation und leitet sie an den ausgehenden Connector um, der die Nachricht per TLS an den Smart Host smtp.server.scribe-mail.com weiterleitet.
Scribe fügt die Signatur hinzu. Scribe setzt die veröffentlichte Signatur des Teammitglieds ein, wählt die passende Variante für den jeweiligen Kontext, signiert die Nachricht anschließend erneut, sodass sie nach der Änderung weiterhin authentifiziert wird, und versieht sie mit einem X-Scribe-Processed-Header.
Die Nachricht kehrt zu Exchange Online zurück. Scribe übergibt sie über den eingehenden Connector zurück, der so konfiguriert ist, dass er nur Verbindungen von den zwei IP-Adressen von Scribe akzeptiert.
Exchange Online stellt sie zu. Der X-Scribe-Processed-Header entspricht der Ausnahme der Regel, sodass die Regel kein zweites Mal auslöst und die Nachricht wie jede andere Nachricht an den Empfänger zugestellt wird.
Scribe fügt die Signatur und eigene Header hinzu: X-Scribe-Processed, einen Routing-Header, der dem Relay mitteilt, wohin die Nachricht zurückgegeben werden soll, einen aktualisierten DKIM-Signature, eine ARC-Kette und den zum umgeschriebenen Nachrichtentext passenden Content-Type. Ihre Empfänger, der Betreff, Anhänge und der von Ihrem Teammitglied verfasste Text werden unverändert durchgereicht.
Dies ist eine Funktion für fortgeschrittene Nutzer. Für die Einrichtung dieser Integration ist IT-Support erforderlich.
Nutzer sehen ihre Signaturen beim Verfassen einer E-Mail nicht.
Ihre E-Mails werden zur Installation der Signaturen über die sicheren Server von Scribe verarbeitet. Scribe kann Ihre E-Mails weder lesen noch bearbeiten.
Sie können die cloudbasierte Integration mit der serverseitigen Integration kombinieren. Sind beide verbunden, verwendet Scribe standardmäßig die cloudbasierte Integration, damit Nutzer ihre Signaturen beim Verfassen von E-Mails sehen.
Microsoft 365-Administratorzugriff (Exchange Admin Center)
Mindestens eine in Scribe erstellte Signatur
Die Einrichtung besteht aus vier Schritten: Erstellen eines ausgehenden Connectors, Erstellen eines eingehenden Connectors, Erstellen einer E-Mail-Flussregel und Konfigurieren von DKIM.
1
Ausgehenden Connector erstellen
Um E-Mails über die sicheren Server von Scribe zu leiten, erstellen Sie einen ausgehenden Connector in Ihrem Exchange Admin. Gehen Sie in der Exchange Admin-Oberfläche zu Nachrichtenfluss → Connectors und klicken Sie auf “Add a connector.”
Exchange Admin: Connectors-Seite
2
Verbindungstyp auswählen
Wählen Sie “Office 365” für die Verbindung von und “Partner organization” für die Verbindung zu.
Neuer Connector: Auswahl des Verbindungstyps
3
Connector-Details konfigurieren
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Connector ein. Optional aktivieren Sie “Turn it on”, um ihn sofort zu aktivieren.
Name:Scribe signature outbound
Beschreibung:Scribe signature outbound
Name und Beschreibung des Connectors
4
Verwendung des Connectors auswählen
Wählen Sie “Only when I have a transport rule set up that redirects messages to this connector.”
Verwendung der Connector-Auswahl
5
Routing konfigurieren
Wählen Sie “Route email through these smart hosts” und fügen Sie folgenden Host zur Liste hinzu:
smtp.server.scribe-mail.com
Routing-Konfiguration mit Scribe Smart Host
6
Sicherheitseinschränkungen konfigurieren
Wählen Sie “Always use Transport Layer Security (TLS) to secure the connection (recommended)” und anschließend:a. Wählen Sie: “Issued by a trusted certificate authority (CA).”b. Aktivieren Sie: “Add the subject name or subject alternative name (SAN) matches this domain name.”c. Geben Sie Folgendes in das Feld ein:
smtp.server.scribe-mail.com
Sicherheitseinschränkungen: TLS-Konfiguration
7
Connector validieren
Geben Sie folgende Adresse als Test-E-Mail ein und starten Sie die Validierung:
scribe-o365-test@scribe-mail.com
Manchmal schlägt die Validierung fehl, Sie können jedoch problemlos ohne Validierung fortfahren.
Konfiguration der Validierungs-E-Mail
8
Eingehenden Connector erstellen
Öffnen Sie in Ihrer Exchange-Admin-Oberfläche Mail flow → Connectors und klicken Sie auf “Add connector.” Wählen Sie als Verbindungsquelle “Your organization’s email server” (das Ziel wird automatisch auf Office 365 gesetzt).
Neuer eingehender Connector: Auswahl des Verbindungstyps
9
Details des eingehenden Connectors konfigurieren
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein. Sie können außerdem “Turn it on” aktivieren, um den Connector sofort einzuschalten.
Name:Scribe signature inbound
Beschreibung:Scribe signature inbound
Name und Beschreibung des eingehenden Connectors
10
Gesendete E-Mails authentifizieren
Wählen Sie “By verifying that the IP address of the sending server matches one of the following IP addresses, which belong exclusively to your organization.”Fügen Sie der Liste die beiden folgenden IP-Adressen hinzu:
Gehen Sie in Ihrer Exchange-Admin-Oberfläche zu Mail flow → Rules.a. Klicken Sie auf “Add a rule”b. Klicken Sie auf “Create a new rule”
Regelseite: Neue Regel erstellen
12
Regelbedingungen festlegen
Füllen Sie das Regelformular wie folgt aus:
Name:Route outbound mail via Scribe Signature
Apply this rule if: The sender → is external/internal → The sender is located “InOrganization”
Do the following: Redirect the message to → the following connector → wählen Sie “Scribe signature outbound”
Except if: The message headers → match these text patterns → X-Scribe-Processed message header matches Processed
Die Ausnahme verhindert, dass Scribe Ihre E-Mails mehrfach verarbeitet.
Formular „Regelbedingungen festlegen“
13
Regel aktivieren
Im nächsten Schritt können Sie die Regeleinstellungen unverändert lassen. Prüfen Sie Ihre Regel und speichern Sie sie. Wählen Sie Ihre Regel aus der Regelliste aus und aktivieren Sie sie.
Mailflussregel aktivieren
14
DKIM konfigurieren
Konfigurieren Sie DKIM für Ihre Sender-Domains, damit E-Mails nicht im Spam landen und Elemente wie Bilder und Links nicht fehlen.Klicken Sie in Scribe auf Configure DKIM, um die Konfiguration zu starten.
Fragen, die am häufigsten aufkommen, wenn ein IT-Team diese Integration prüft.
Welche E-Mails werden über Scribe geleitet?
Nur das, worauf die Mailflussregel zutrifft: Nachrichten, deren Absender sich in InOrganization befindet. E-Mails, die von außerhalb Ihres Tenants eintreffen, werden niemals an Scribe umgeleitet.Die Regel enthält außerdem eine Ausnahme, die Sie beim Ausfüllen der Regelbedingungen festlegen: Nachrichten, die bereits mit dem Header X-Scribe-Processed versehen sind, werden übersprungen, damit nichts doppelt verarbeitet wird.
Ist die Verbindung zu Scribe verschlüsselt?
Ja, in beide Richtungen, und das Setup erzwingt es. Der ausgehende Connector verwendet Always use Transport Layer Security (TLS), verlangt ein Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle und prüft, ob der Subject Name oder SAN mit smtp.server.scribe-mail.com übereinstimmt. Der eingehende Connector akzeptiert Rückantworten nur von den eigenen IP-Adressen von Scribe.
Was müssen wir in der Firewall freigeben?
Ausgehend leitet der Connector zum Scribe Smart Host:
smtp.server.scribe-mail.com
Eingehend liefert Scribe die verarbeiteten E-Mails von zwei festen IP-Adressen zurück, und als einzige akzeptiert der Inbound-Connector genau diese:
15.236.243.14451.44.50.107
Beeinflusst das Routing über Scribe SPF, DKIM oder DMARC?
Es betrifft DKIM, und der Schritt DKIM konfigurieren in der Anleitung deckt genau das ab. Das Einfügen einer Signatur verändert den Nachrichtentext, wodurch die DKIM-Signatur ungültig wird, die Exchange Online vor dem Versand angebracht hat. Scribe signiert die Nachricht deshalb auf dem Rückweg neu.Sobald DKIM konfiguriert ist, werden jeder verarbeiteten Nachricht zwei Dinge hinzugefügt:
Eine frische DKIM-Signature, signiert mit einem Schlüssel, den Scribe für Ihre Domain generiert und als scribe._domainkey-Eintrag veröffentlicht. Sie deckt die Header From, To, Cc, Subject und Message-ID sowie den Nachrichtentext ab.
Eine ARC-Kette (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature und ARC-Seal. Diese halten die Authentifizierungsergebnisse fest, die die Nachricht beim Eingang bei Scribe hatte, damit ein empfangender Server erkennt, dass ein autorisierter Vermittler die Nachricht verändert hat, und die Änderung nicht als Manipulation wertet.
SPF bleibt unberührt, da Exchange Online weiterhin die finale Zustellung übernimmt und die Nachricht Ihre Empfänger über die Sendeinfrastruktur von Microsoft erreicht.Das erneute Signieren erfolgt erst, sobald Ihr DKIM-Eintrag validiert ist, deshalb behandelt die Anleitung diesen Schritt als erforderlich, nicht als optional. Wird er übersprungen, erhalten Ihre Empfänger E-Mails, deren ursprüngliche Signatur nicht mehr verifiziert werden kann.
Was verhindert, dass eine Nachricht zweimal verarbeitet wird?
Zwei Mechanismen. Scribe versieht jede verarbeitete Nachricht mit einem X-Scribe-Processed-Header, und die Mailflussregel enthält eine Ausnahme für Nachrichten mit passenden Headern, sodass eine von Scribe zurückkommende Nachricht die Weiterleitung nicht erneut aus.Als zweite Absicherung prüft Scribe, ob die Nachricht bereits die Signatur enthält, bevor eine eingefügt wird. Eine Nachricht, die zweimal ankommt, wird trotzdem mit nur einer Signatur versendet.
The connector validation failed. Is the setup broken?
Nicht zwangsläufig. Die Validierung von Microsoft sendet eine Testnachricht an scribe-o365-test@scribe-mail.com, und diese wird nicht immer abgeschlossen, selbst wenn das Routing korrekt ist. Sie können den Connector speichern und fortfahren. Bestätigen Sie die Einrichtung stattdessen, indem Sie eine echte E-Mail senden, sobald die Mailflussregel aktiviert ist, und prüfen, ob die empfangende Person die Signatur sieht.
Why can't teammates see the signature while composing?
Weil die Signatur hinzugefügt wird, nachdem die Nachricht das Postfach verlassen hat, nicht im Verfassen-Fenster. Aus demselben Grund ist die Kopie im Ordner „Gesendete Elemente” der absendenden Person die Version vor der Verarbeitung durch Scribe und zeigt die Signatur ebenfalls nicht. Die empfangende Person erhält immer die vollständige Signatur.Wenn die Sichtbarkeit im Verfassen-Fenster für Ihre Teams wichtig ist, verbinden Sie zusätzlich die cloudbasierte Integration. Sind beide verbunden, verwendet Scribe standardmäßig die cloudbasierte Variante, damit Teammitglieder ihre Signatur beim Schreiben sehen, während die serverseitige Variante weiterhin die Clients abdeckt, die die cloudbasierte nicht erreicht.
Do replies and internal emails get a different signature?
Ja, wenn Sie sie veröffentlichen. Signatur-Varianten funktionieren mit der serverseitigen Installation, und Scribe wählt bei der Verarbeitung jeder Nachricht eine aus:
Bei Antwort, wenn der Betreff mit einem Antwort- oder Weiterleitungspräfix wie Re:, Fw: oder Fwd: beginnt, einschließlich der lokalisierten Entsprechungen.
Intern, wenn alle Empfangenden dieselbe Domain wie die absendende Person haben.
Primär in allen anderen Fällen.
Was macht Scribe mit unseren E-Mail-Inhalten?
Scribe fügt die Signatur ein, signiert die Nachricht erneut und übergibt sie direkt zurück an Exchange Online. Der Dienst greift nicht auf das zu, was Ihre Teammitglieder schreiben: Empfänger, Betreff, Anhänge und Nachrichtentext werden unverändert weitergereicht.Die entsprechenden Kontrollen von Scribe werden im Rahmen des SOC 2 Type II-Prozesses verifiziert. Details für Ihre Sicherheitsprüfung finden Sie unter Produktsicherheit und Infrastruktursicherheit, die Zertifizierungen selbst im Trust Center.
Wie machen wir das rückgängig?
Deaktivieren Sie die Mailflussregel im Exchange Admin Center. E-Mails verlassen Exchange Online dann wieder direkt, ohne Scribe-Hop und ohne hinzugefügte Signatur. Die beiden Konnektoren können ungenutzt bestehen bleiben, bis Sie entscheiden, ob Sie sie entfernen möchten.
