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Lorsque Scribe tente de déployer une signature sur Google Workspace et que la destination affiche le statut Failed avec le message « User not found on Google Workspace », le problème est presque toujours lié à un alias e-mail qui n’a pas été correctement configuré dans Gmail. Cet article explique pourquoi cette erreur apparaît et comment la résoudre en ajoutant l’alias comme adresse « Send mail as » dans le compte Gmail de l’utilisateur.

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Pourquoi cette erreur survient

Google Workspace traite différemment les adresses principales et les alias. Un alias peut recevoir des e-mails sans configuration supplémentaire, mais envoyer un e-mail depuis cet alias (ou appliquer une signature qui lui est associée) nécessite que Gmail le connaisse explicitement comme adresse « Send mail as ». Si l’alias n’existe qu’au niveau administrateur dans Google Workspace et n’a jamais été ajouté dans les paramètres Gmail de l’utilisateur, l’API de Google renvoie la réponse « User not found » lorsque Scribe tente de lui attribuer une signature. La signature ne peut pas être déployée tant que l’alias n’est pas enregistré dans Gmail.

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Comment corriger le problème

L’utilisateur (ou un administrateur agissant en son nom) doit ajouter l’alias comme adresse « Send mail as » depuis son compte Gmail. Une fois cette étape terminée, Scribe pourra déployer la signature lors de la prochaine synchronisation.
1

Ouvrir les paramètres Gmail

Connectez-vous au compte Google propriétaire de l’alias, puis ouvrez Gmail. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite et sélectionnez Voir tous les paramètres.
2

Accéder à l'onglet Comptes

Dans le panneau des paramètres, ouvrez l’onglet Comptes et importation. Sur certains comptes Google Workspace, il est simplement intitulé Comptes.
3

Ajouter l'alias en tant qu'adresse Envoyer des e-mails en tant que

Dans la section Envoyer des e-mails en tant que, cliquez sur Ajouter une autre adresse e-mail. Saisissez le nom d’affichage et l’adresse e-mail de l’alias, puis suivez les instructions. Google peut envoyer un message de vérification pour confirmer la propriété de l’adresse.
4

Vérifier que l'alias figure dans la liste

Une fois ajouté, l’alias apparaît dans la liste Envoyer des e-mails en tant que. L’utilisateur peut désormais sélectionner cette adresse lors de la rédaction d’un message.
5

Resynchroniser dans Scribe

Retournez dans Scribe et déclenchez une nouvelle diffusion de signature pour le collaborateur. La signature devrait s’appliquer correctement et le statut de la destination passer de Échec à Envoyé.
Si l’alias a été ajouté récemment dans Google Workspace, patientez quelques minutes pour que la modification se propage avant de relancer la diffusion depuis Scribe.

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L’erreur persiste ?

Si l’erreur persiste après l’ajout de l’alias en tant qu’adresse Envoyer des e-mails en tant que, effectuez ces vérifications. Assurez-vous que l’alias est entièrement vérifié dans Gmail et non en attente. Confirmez que le compte Google Workspace du collaborateur n’a pas été suspendu ni déplacé vers une autre unité organisationnelle. Vérifiez que l’intégration Scribe avec Google Workspace est toujours connectée avec les autorisations d’administrateur appropriées, que vous pouvez consulter dans Paramètres, puis Intégrations. Si tout semble correct et que l’erreur persiste, contactez le support depuis Scribe pour que l’équipe puisse examiner la réponse complète de l’API.